home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Windows Expert / Windows Expert.iso / utility / windbase.zip / WINDBASE.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-09-26  |  22KB  |  409 lines

  1.  
  2.  
  3.                              WindBase Ver. 1.0
  4.                                by Nickleware
  5.  
  6.  
  7.                                 INTRODUCTION
  8.  
  9.      Windbase is an application that was designed to help simplify data 
  10. collection, storage and retrieval.  With the help of Windbase, you can 
  11. design custom data entry forms and at the same time create the database 
  12. to match it.  Windbase will also allow you to index and reindex your data 
  13. by a single field or multiple fields.  This enables you to organize and 
  14. retrieve your data much more easily and faster as well.  WindBase also 
  15. allows you to create, store and view multiple database files all at the 
  16. same time.  Then when you are ready to print your data, WindBase will 
  17. print it in the same custom layout or let you reorganize the data to best 
  18. fit your needs.
  19.  
  20.  
  21.                                REGISTRATION
  22.  
  23.      WindBase is not public domain, nor is it free software.  You are 
  24. granted a limited license to use this product on a trial basis.  You are 
  25. also granted a license to copy WindBase, along with the documentation, for 
  26. the trial use by other users.  If you wish to continue using the product, 
  27. you must send $25 to:
  28.  
  29.                                NickleWare
  30.                              P.O. Box 59823
  31.                           Renton, Wa.  98058  USA
  32.  
  33.      We encourage you to copy WindBase and share it with anyone who might 
  34. be interested in an easier way to gather, store and retrieve information.
  35.  
  36.  
  37.  
  38.                             GETTING STARTED
  39.  
  40.           REQUIREMENTS -
  41.                Microsoft Windows 3.0 or higher
  42.                IBM compatible PC 286, 386 or 486
  43.  
  44.      Before proceeding, make sure that you have Microsoft Windows correctly 
  45. installed.  Next create a directory called WINDBASE and copy the WindBase 
  46. software (WINDBASE.EXE) into this directory.  WindBase is ready to be 
  47. started.  Simply start WindBase from the RUN... menu selection of the 
  48. Windows Program Manager or add it to a Program Manager group by following 
  49. the directions for creating a group item in the Windows 3.0 User's Guide.
  50.  
  51.  
  52.                             WHAT IS A DATABASE
  53.  
  54.      A database is a collection of similar data records stored in a common 
  55. file or collection of files.  A database management system such as WindBase 
  56. provides a means by which a user can easily store and retrieve this data.
  57.  
  58.  
  59.      CREATING A NEW DATABASE
  60.  
  61.      To create a WindBase database first select NEW from the FILE pulldown 
  62. menu.  WindBase will create a blank database definition window and ungray 
  63. the following menu selections:
  64.  
  65.      FILE Menu:
  66.         
  67.         SAVE DEFINITION - Create or save a database definition and data files.
  68.         
  69.      DEFINE Menu:
  70.  
  71.         TEXT - This option creates a static text field in the current 
  72.                database definition window.
  73.         
  74.         EDIT - This option creates an entry/edit field in the current 
  75.                database definition window.
  76.         
  77.         CHECKBOX - This option creates a checkbox in the current database 
  78.                    definition window.
  79.         
  80.         STYLES - This option displays a popup window that allows the user 
  81.                  to modify the attributes of the currently selected TEXT, 
  82.                  EDIT or CHECKBOX field. 
  83.         
  84.         DELETE - This option deletes the currently selected TEXT, EDIT or 
  85.                  CHECKBOX field.
  86.         
  87.         TITLE - This option modifies the database title that appears in the 
  88.                 database window.
  89.         
  90.         
  91.      Layout the database by selecting database fields from the DEFINE 
  92. pulldown menu as described in the CREATING A DATABASE FIELD section.  Each 
  93. of the newly created fields can be resized and placed in the database 
  94. definition window where desired.
  95.      After all of the database fields have been created and defined, the 
  96. database layout can be save and the database files created.  To do this, 
  97. simply select SAVE DEFINITION from the FILE pulldown menu.  A SAVE FILE 
  98. popup window will appear prompting the user to enter a path and file name 
  99. where the database files and associated layout files will be stored.  The 
  100. user only needs to enter the primary part of the file name (file name 
  101. without the extension).  WindBase will add the extension of .WB for the 
  102. database layout file, .DB for the database file and .IDX for the index file.  Once the file name has been entered and the user has selected the SAVE pushbutton, the database definition and field layout files will be created.  If the database files already exist in the specified path, Windbase will notify the user that the database already exists and the path or file name must to be changed.  Once a database definition has been saved and the database created, WindBase will only allow the database fields to be resized or repositioned.  No new database fields can be created.
  103.  
  104. CREATING A DATABASE FIELD
  105.  
  106.      By selecting the TEXT, EDIT or CHECKBOX options from the DEFINE 
  107. pulldown menu, the corresponding field will be created in the currently 
  108. selected database definition window.  The new field will be created in the 
  109. upper left hand corner of the database definition window.  A style popup 
  110. window will be displayed prompting the user to enter a name to identify the 
  111. newly created field and modify any of the field attributes if desired.  
  112. After the database field has been created, it can be moved and resized 
  113. as explained in the MOVE AND RESIZEING A DATABASE FIELD section.
  114.  
  115. SETTING ATTRIBUTES OF A DATABASE FIELD
  116.  
  117.      Each TEXT, EDIT and CHECKBOX field defaults to a specific set of 
  118. attributes.  These attributes may be modified through the STYLES option in 
  119. the DEFINE pulldown menu.  When the STYLES option is selected a popup 
  120. window is presented that corresponds to the selected database field.  The 
  121. EDIT and CHECKBOX fields require a field name that is later used in the 
  122. creation of the database.  All other attributes in the styles dialog boxes 
  123. are optional.
  124.  
  125. MOVING AND RESIZING A DATABASE FIELD
  126.  
  127.      Once a database field has been created, it can be moved or resized to 
  128. the desired position and size by dragging and dropping with the mouse 
  129. pointer or grabbing the field border and stretching it.
  130.      To move the field, simply place the mouse pointer over the top of it 
  131. and click the mouse button once.  A dotted line will appear around the field 
  132. to indicate that it is now the currently selected field.  The mouse pointer 
  133. will also change to a four direction pointer to indicate that the field 
  134. may be moved.  With the four direction pointer over the top of the selected 
  135. field, press and hold the left mouse button down and while hold down the 
  136. button, move the mouse pointer to the desired position.  A database field 
  137. may also be moved by using the arrow keys on the keyboard.  To do this 
  138. first select the database field with the mouse as described above.  Then 
  139. use the arrow keys to move the database field in the desired direction.
  140.      To resize a database field, select the field as described above, then 
  141. move the mouse pointer over the top of the border of the selected field.  
  142. As this is done, the mouse pointer will change from a four direction pointer 
  143. to a two direction horizontal, vertical or diagonal pointer depending on 
  144. the direction in which the field may be resized.  Then simply hold the left 
  145. mouse button down and move the mouse in the direction indicated by the two 
  146. direction pointer until the field is resized to the desired size.
  147.  
  148. DELETING A DATABASE FIELD
  149.  
  150.      Once a TEXT, EDIT and CHECKBOX field has been created, it may be 
  151. deleted.  To delete a field, simply select it by placing the mouse pointer 
  152. over it and pressing the left mouse button.  Once the field has been 
  153. selected, a dotted line border will appear around it.  Then select DELETE 
  154. from the DEFINE pulldown menu.  A confirmation dialog box will appear 
  155. asking that the user to confirm the operation.  Selecting the YES 
  156. pushbutton, will delete the field.
  157.  
  158. CHANGING THE DATABASE TITLE
  159.  
  160.      To change the title that appears in the database window title bar, 
  161. select the TITLE option from the DEFINE pulldown menu.  After making this 
  162. selection a dialog box will be displayed allowing the user to enter a 
  163. database title.  After entering the database title, select the OK pushbutton 
  164. and the database window title will change.
  165.  
  166. OPENING A DATABASE
  167.  
  168.      To open an existing database the user must select OPEN from the FILE 
  169. pulldown menu.  An open file popup window will be displayed.  This popup 
  170. window allows the user to change directories and select database files.  
  171. There are four types of files that WindBase creates.  The primary name of 
  172. each of the four files of a database is the name specified by the user when 
  173. the database was originally created.  The extensions for each of these 
  174. files are as follows:
  175.  
  176.      .WB - WindBase database layout file.
  177.      .DB - Database file.
  178.      .IDX -Database index file.
  179.      .PRN -WindBase page layout file.
  180.  
  181.      When opening a database, any one of these files can be selected.  
  182. Once the database has been selected, a database window will appear with 
  183. the current database layout.
  184.      The open file dialog also allows the user to open a database 
  185. definition window for modification.  This is done by checking  the 
  186. DATABASE DEFINITION checkbox before clicking on the OPEN pushbutton.  A 
  187. database definition that has been opened for modification can not have 
  188. new database fields created.  The only modifications that are allowed 
  189. are resizing and repositioning of existing database fields.  Once all of 
  190. the modifications have been completed, select SAVE DEFINITION from the 
  191. FILE pulldown menu.
  192.  
  193. DELETING A DATABASE
  194.      To delete a database the user must open the database as described 
  195. in the OPENING A DATABASE section.  Once the database has been opened and 
  196. selected, pull down the FILE menu and select DELETE.  A confirmation popup 
  197. window will appear allowing the user to confirm the action.  If the OK 
  198. pushbutton is selected, the database along with its associated files will 
  199. be deleted.
  200.  
  201. ENTERING AND EDITING DATA
  202.  
  203.      To enter and edit a record within a database the user must first open 
  204. the database as described in the OPENING A DATABASE section.  Data can be 
  205. entered into any of the EDIT fields or CHECKBOXes.  Once the desired data 
  206. has been entered, select ADD from the RECORD pulldown menu.  This will add 
  207. the record to the database.
  208.      Modifying a record can be done in the same manner.  After the data 
  209. has been completely modified, select MODIFY from the RECORD pulldown menu.  
  210.  
  211. MOVING AROUND A DATABASE
  212.  
  213.      Searching and browsing through the records of a database can be done 
  214. by selecting SEARCH, PREVIOUS and NEXT from the RECORD pulldown menu.  To 
  215. search for a specific record, simply enter in the data or part of the data 
  216. into the field by which the database has been indexed.  Then select SEARCH 
  217. from the RECORD pulldown menu.  WindBase will search the database for the 
  218. first record that exactly matches or is the closest match the data entered.  
  219. By selecting the NEXT or PREVIOUS options from the RECORD pulldown menu, 
  220. the user will be able to step through each record one by one forward or 
  221. backward.
  222.  
  223. DELETING A RECORD FROM THE DATABASE
  224.  
  225.      To delete a record from the database, simply select the record in the 
  226. same manor as described in the MOVING THROUGH THE DATA RECORDS section.  
  227. Once the desired record has been selected pull down the RECORD menu and 
  228. click on the DELETE option.  A confirmation popup window will appear 
  229. allowing the user to confirm or reject the action.  If the user clicks on 
  230. the YES pushbutton, the record will be deleted from the databases.
  231.  
  232. DEFINING AN INDEX
  233.  
  234.      One of the selections under the FILE pulldown menu is the option to 
  235. define or set a new default INDEX for a database.  After selecting this 
  236. option, a popup window will appear that contains two list boxes.  The first 
  237. list box on the left contains a list of the currently defined indexes for 
  238. the selected database.  By highlighting one of the index names in the list 
  239. box, the name will appear in the entry field at the top right-hand side of 
  240. the popup window.  The second list box will display a list of the fields 
  241. currently defined in the selected database with the selected index 
  242. definition fields highlighted.
  243.      A new index can be created by first entering in a new index name into 
  244. the INDEX NAME entry field above the INDEX DEFINITION list box.  Then by 
  245. dragging and placing the database field names within the INDEX DEFINITION 
  246. list box into the desired order and highlighting them by click on them with 
  247. the mouse, the user is able to define a new index definition.  After the 
  248. new index has been defined, click on the DEFINE pushbutton beneath the 
  249. INDEX DEFINITION list box and the index will be created and added to the 
  250. current database index list.  Once an index has been defined, it can not 
  251. be modified or deleted.  The only way to remove index definitions is by 
  252. selecting the REINDEX option from the FILE/INDEX cascade menu.  This option 
  253. will remove all of the defined indexes and recreate the PHYSICAL and PRIMARY 
  254. indexes.
  255.  
  256. REINDEXING A DATABASE
  257.  
  258.      To reindex a database, first open the database as described in the 
  259. OPENING A DATABASE section.  Once the database has been opened and the 
  260. database window selected, pulldown the FILE menu and select REINDEX from 
  261. the INDEX cascade menu.  This will remove all of the currently defined 
  262. indexes for the selected database and restore the base PHYSICAL and PRIMARY 
  263. indexes.  
  264.  
  265. LAYING OUT A PRINTER PAGE
  266.  
  267.      WindBase allows the user to print a database record in a different 
  268. format than what was originally laid out.  Creating a printer page layout 
  269. is similar to creating a laying out a database.  Select PAGE SETUP from 
  270. the FILE pulldown menu.  A database window will appear with the current 
  271. page layout.  When the page layout window is created, the working area is 
  272. adjusted to reflect the current size of a physical printer page according 
  273. to the printer definition.  The working area can be scrolled within the 
  274. page layout window by using the scroll bars along the sides of the window.  
  275. If the printer page layout has not already been created, it will default 
  276. to the current database layout.  The database fields can be moved and 
  277. resized as described in the MOVING AND RESIZING A DATABASE FIELD section.  
  278. While in the printer page layout mode the user will not be able to create 
  279. new EDIT or CHECKBOX fields, but the user may create new TEXT fields.  The 
  280. user is also allowed to change the text of a CHECKBOX or any previously 
  281. exiting TEXT field.    Once the printer page has been laid out as desired, 
  282. select SAVE DEFINITION from the FILE pulldown menu.  The printer page 
  283. layout will be saved and used whenever a record is printed from the 
  284. corresponding database.
  285.  
  286. PRINTING A RECORD
  287.  
  288.      To print a record, first select the desired record as described in the 
  289. MOVING AROUND THE DATABASE section.  After the desired record has be 
  290. selected, pulldown the FILE menu and select PRINT.  The current record 
  291. will be printed using the previously defined printer page layout.  (The 
  292. printer page layout must have been previously defined as described in the 
  293. LAYING OUT A PRINTER PAGE section.).
  294.  
  295. VIEWING A MANIPULATING MULTIPLE DATABASES
  296.  
  297.      Because WindBase was implemented as a multiple document interface 
  298. application, it allows the user to open, maintain and view more the one 
  299. database at a time.  As each database file is opened, WindBase creates a 
  300. new database window and lays out the database on the working area.  
  301. Switching from one database to another is as simple as placing the mouse 
  302. cursor over the desired window and clicking the left mouse button.  This 
  303. will select that database and window as the current database.  All of the 
  304. WindBase menu options will then apply to that database.  Each of the 
  305. database windows can also be minimized to avoid cluttering up the desktop 
  306. with too many windows.  Then, as desired, each database window can be 
  307. restored or minimized as the user moves from one database file to another.
  308.  
  309. MENU OPTIONS
  310.  
  311.      FILE MENU
  312.           NEW - Create an empty database layout window.
  313.           OPEN - Open an existing database for user or modification.
  314.           SAVE DEFINITION - Save the currently selected database layout or 
  315.                             printer page layout.
  316.           DELETE - Delete the currently selected database and the associated 
  317.                    files.
  318.           INDEX
  319.                DEFINE/SET DEFAULT - Define and set the default indexes for 
  320.                                     the currently selected database.
  321.                REINDEX - Reindex the currently selected database.
  322.           PAGE SETUP - Create or modify the printer page layout for the 
  323.                        currently selected database.
  324.           PRINT - Print the active record from the currently selected 
  325.                   database.
  326.           PRINTER SETUP - Change the printer attributes
  327.           EXIT - Close all open databases and exit WindBase.
  328.      EDIT MENU
  329.           UNDO - Undo the last entry field action.
  330.           CUT - Cut the currently selected entry field text to the clipboard.
  331.           COPY - Copy the currently selected entry field text to the 
  332.                  clipboard.
  333.           PASTE - Page the clipboard contents to the currently selected 
  334.                   entry field.
  335.           CLEAR - Clear the currently selected entry field text.
  336.           SELECT ALL - Select all of the text in the currently selected 
  337.                        entry field.
  338.      RECORD MENU
  339.           ADD - Add a record to the currently selected database.
  340.           MODIFY - Modify a record in the currently selected database.
  341.           DELETE - Delete a record from the currently selected database.
  342.           CLEAR - Clear all fields in the currently selected database window.
  343.           SEARCH - Search for a record in the currently selected database 
  344.                    based on the selected index.
  345.           NEXT - Display the next record in the currently selected database 
  346.                  based on the selected index.
  347.           PREVIOUS - Display the previous record in the currently selected 
  348.                      database based on the selected index.
  349.           FIRST - Display the first record in the currently selected 
  350.                   database based on the selected index.
  351.           LAST - Display the last record in the currently selected database 
  352.                  based on the selected index.
  353.      DEFINE MENU
  354.           TEXT - Create a Text field in the currently selected database 
  355.                  window.
  356.           EDIT - Create an edit field in the currently selected database 
  357.                  window.
  358.           CHECKBOX - Create a checkbox field in the currently selected 
  359.                      database window.
  360.           STYLES - Modify the attributes of the selected field in the 
  361.                    currently selected database window.
  362.           DELETE - Delete the selected field in the currently selected 
  363.                    database window.
  364.           TITLE - Modify the title of the currently selected database window.
  365.      WINDOW MENU
  366.           TILE - Tile all open database windows within the WindBase main window.
  367.           CASCADE - Cascade all open database windows within the WindBase main window.
  368.           ARRANGE ICONS - Arrange all database window icons within the WindBase main window.
  369.           CLOSE ALL - Close all open database windows.
  370.      HELP MENU
  371.           INDEX - Display the WindBase help file.
  372.           ABOUT - Display the WindBase About Box.
  373.  
  374.                                SPECIAL FEATURES
  375.  
  376.      DRAG AND DROP - Whenever an item such as a database field is being 
  377. repositioned within a database definition window , the item may be dragged 
  378. and dropped.  This means that an item can be selected with the mouse 
  379. pointer, and while holding the mouse button down, move the pointer to a 
  380. new position.  When the mouse button is released the selected item will 
  381. be placed at the mouse pointer position.
  382.  
  383.      CLIPBOARD - The clipboard is a convenient way of transferring data 
  384. between WindBase and other Windows applications or between different 
  385. Windbase databases or records.  To use the clipboard functions simply 
  386. highlight any text that is displayed in an entry field, pull down the 
  387. EDIT menu and choose COPY or CUT.  The COPY function will place a copy 
  388. of the highlighted text in the Windows clipboard.  The CUT function also 
  389. places the highlighted text in the clipboard but also removes it from the 
  390. entry field.  To retrieve text from the clipboard, place the cursor at the 
  391. position inside an entry field where the clipboard text should be inserted 
  392. or appended.  Then pull down the EDIT menu and choose PASTE.  The clipboard 
  393. text will be placed in the entry field at the cursor position.
  394.  
  395.  
  396.                                    EXITING
  397.  
  398.      When you have finished using WindBase, you should exit via the EXIT 
  399. selection from the main window's FILE menu.  If you forget and turn your 
  400. computer off before exiting, WindBase can not guarantee that your database 
  401. files have been saved completely.  It is very important that you always 
  402. exit WindBase via this selection.
  403.  
  404.  
  405. NickleWare
  406. Copyright (C) 1990,91 Bradley Nicholes
  407. CompuServe: 72730,1002
  408.  
  409.